ЗВІТ про роботу відділу реєстрації Дубівської сільської ради за 2025 рік
Робота відділу у 2025 році була спрямована на виконання Конституції України, , Законів України «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні», «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо розширення повноважень органів місцевого самоврядування та оптимізації надання адміністративних послуг», «Про Державний реєстр виборців», «Про місцеве самоврядування», «Про звернення громадян», "Про державну реєстрацію актів цивільного стану", "Про нотаріат" «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» та Постанови Кабінету Міністрів № 265 від 07.02.2022р., «Деякі питання декларування і реєстрації місця проживання та ведення реєстрів територіальних громад» КМУ від 10.07.2019 №691 "Порядок надання комплексної послуги «єМалятко» Наказу ЦОВВ від 11.11.2011 №3306/5 "Про затвердження Порядку вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування" інших нормативно правових актів з питань забезпечення конституційних прав громадян.
На офіційному веб-сайті Дубівської громади створено сторінку «Відділ реєстрації – Центр надання адміністративних послуг», на якій можна ознайомитись з інформацією щодо функціонування відділу та з питань отримання та надання послуг.
Прийом громадян здійснюється постійно відповідно до затвердженого графіка роботи. Консультаційна інформація надається переважно під час особистого звернення до відділу, а також у телефонному режимі та засобами електронної пошти.
Працівники відділу працюють в декількох реєстрах на виконання делегованих повноважень, а саме:
- Державному реєстрі речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень,
- Державний реєстр актів цивільного стану громадян ,
- Реєстр територіальної громади (ДМС),
- Єдина електронна система у сфері будівництва,
- Єдиної державної електронної системи у сфері будівництва,
- Єдиний державний вебпортал електронних послуг «Портал ДІЯ»;
- Інформаційна система «Вулик»
- Реєстр пошкодженого та знищеного майна,
Протягом 2025 року спеціалістами відділу реєстрації проведена наступна робота.
В сфері реєстрації місця проживання заявникам надано 2349 послуг, з них:
- реєстрація, декларування місця проживання – 316;
- зняття із задекларованого або зареєстрованого місця проживання особи – 274;
- видано витягів з реєстру ТГ щодо реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання – 1759;
Опрацьовано 330 вхідних електронних повідомлень від Державної міграційної служби про зміну імені (прізвища, ім'я, по батькові) та/або документа надісланих через реєстр територіальної громади щодо актуалізації персональних даних осіб.
Станом на 31.12.2025 року у Реєстрі Дубівської сільської територіальної громади всього зареєстровано 7 364 осіб, з них чоловіків - 3460 осіб, жінок – 3904 особи, дітей віком від 0 до 7 років – 479 осіб, дітей віком від 7 до 14 років – 936 осіб, дітей віком від 15 до 17 років –343 особи.
Відповідно до ст.22 Закону України «Про Державний Реєстр виборців» відділ щомісяця до 5-го числа передає відомості за формами, встановленими чинним законодавством до відділу ведення Державного реєстру виборців апарату Ковельської районної державної адміністрації, Головного управління статистики у Волинській області та Ковельського об’єднаного міського територіального центру комплектування та соціальної підтримки
До сільського бюджету в результаті сплати адміністративного збору за надання послуг щодо реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання за 2025 рік зараховано 16 546,07 грн.
Згідно з рішенням сесії Дубівської сільської ради від 20.05.2025 року № 51/4 відділ реєстрації Дубівської сільської ради визначено виконавчим органом у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, а саме: народження фізичної особи та її походження, шлюбу та смерті на території населених пунктів Дубівської сільської територіальної громади.
З метою забезпечення потреб населення громади у здійсненні первинної державної реєстрації актів цивільного стану (народження з одночасним визначенням походження дитини, шлюбу та смерті) зазначений відділ повноцінно розпочав виконання покладених на нього завдань і функцій з червня 2025 року.
За період з 2025 року до відділу звернулось 92 особи з заявою для надання послуги з державної реєстрації актів цивільного стану, з них:
- при державній реєстрації смерті звернулось – 52 особи;
- при державній реєстрації народження з одночасним визначенням походження дитини – 3 особи;
- при подачі заяви на державну реєстрацію шлюбу звернулось – 5 осіб (всього відділом зареєстровано шлюбів – 6);
Про кожний факт реєстрації актів цивільного стану відділ реєстрації Дубівської сільської ради видано 67 бланків відповідних свідоцтв про державну реєстрацію, з них: 52 бланків при державній реєстрації смерті; 3 бланка при державній реєстрації народження, 12 бланків при державній реєстрації шлюбу (Свідоцтво про державну реєстрацію шлюбу видається кожному із подружжя згідно п. 11 статті 14 Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» від 01.07.2010 № 2398-VІ).
У відділі організовано належне ведення, облік та зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, а також бланків свідоцтв відповідно до вимог чинного законодавства.
Оскільки на працівників відділу покладено функції адміністраторів ЦНАП, у відділі надається комплексна послуга «єМалятко». Адміністратори ЦНАП на підставі поданих документів формують відповідну заяву та передають її через портал «Дія» до Ковельського відділу ДРАЦС у Ковельському районі Волинської області Львівського міжрегіонального управління Міністерства юстиції України. Не пізніше наступного робочого дня адміністратори Центру отримують результат надання послуги — свідоцтво про народження, що дозволяє заявникам отримати документ безпосередньо у ЦНАП без додаткового звернення до інших установ. Загалом було зареєстровано та отримано 31 послугу «єМалятко».
Щомісяця відділ подає звітність про проведення державної реєстрації актів цивільного стану та використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану до Ковельського відділу ДРАЦС у Ковельському районі Волинської області Львівського міжрегіонального управління Міністерства юстиції України.
Крім того, відділ здійснює вилучення паспортів громадянина України у випадках, передбачених законодавством, та в установленому порядку направляє їх до Ковельського районного відділу Управління Державної міграційної служби України.
Протягом звітного періоду до відділу на розгляд надійшло 2 871 звернення з питань державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень, з них:
- державна реєстрація права власності на нерухоме майно - 480;
- державна реєстрація речового права, похідного від права власності (оренда, суперфіцій, сервітут) -2 280;
- надання інформації з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно – 111.
Усі звернення розглядаються з дотриманням вимог Закону України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» та у строки, визначені чинним законодавством. У більшості випадків державна реєстрація речових прав здійснюється протягом п’яти робочих днів з дня подання відповідної заяви.
До бюджету в результаті сплати адміністративного збору за державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень за 2025 рік зараховано 430 463,70, 00 грн. Разом з тим близько 7 % заяв розглянуто на безоплатній основі (в т.ч. для пільгових категорій).
Працівники відділу здійснюють роботу зі зверненнями громадян, забезпечуючи їх належну реєстрацію, опрацювання та розгляд у строки, визначені чинним законодавством. Так у 2025 році через інформаційну систему «АСКОД» надійшло 712 звернень громадян, адресованих керівництву Дубівської сільської ради. З них: 11 звернень отримано на особистому прийомі громадян та 701 – надійшло поштою.
Найактуальнішими в звітному році були звернення з питань:
- соціального захисту населення – 501;
- земельних відносин – 80;
- екології та природних ресурсів -78
- житлової політики – 22;
- комунального господарства – 13;
- інші – 18.
За результатами розгляду порушених питань – вирішено позитивно – 697; надано роз’яснення – 14 і лише 1 – відмовлено у задоволені.
Відділ реєстрації здійснює нотаріальні дії в межах делегованих повноважень, передбачених підпунктом 5 пункту «б» частини першої статті 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» та статтею 37 Закону України «Про нотаріат», зокрема:
- посвідчує заповіти (крім секретних);
- скасовує заповіти;
- видає дублікати посвідчених документів;
- засвідчує вірність копій (фотокопій) документів та виписок з них;
- засвідчує справжність підпису на документах;
- посвідчує довіреності, за винятком довіреностей на право розпоряджання нерухомим майном, на управління і розпоряджання корпоративними правами, а також на користування і розпорядження транспортними засобами.
У звітному періоді відділом надано 499 послуг.
Протягом звітного періоду працівниками відділу через Єдиний державний вебпортал електронних послуг «Портал ДІЯ» було внесено до Єдиної державної електронної системи у сфері будівництва 68 заяв на видачу будівельного паспорта та опрацьовано 68 заяв на оформлення витягу з Єдиного державного реєстру ветеранів війни.
З листопада 2025 року Центр надання адміністративних послуг розпочав надання нової послуги з оформлення відстрочки від мобілізації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України №1364 від 24.10.2025 р. За два місяці роботи прийнято та опрацьовано 43 заяви.
Впродовж звітного року відділом видано 793 довідки різного характеру. Оплата адміністративних зборів за надання платних послуг у відділі можлива через платіжний POS-термінал АТ «Ощадбанк» у безготівковій формі, що вимагає додаткового часу працівників на обслуговування платіжних операцій.
З метою забезпечення ефективного функціонування відділу та виконання його завдань протягом 2025 року начальником відділу були підготовлені 7 проектів рішення виконавчого комітету Дубівської сільської ради та 4 проекти рішення сесії Дубівської сільської ради. Крім того підготовлено 11 розпоряджень сільського голови та 177 проектів листів за підписом сільського голови.
У 2025 році відділом надано 7 971 адміністративну послугу (без урахування консультацій), за результатами чого до сільського бюджету надійшло 447 827,61 грн. У звітному періоді відділ налічував 3 працівники відповідно до штатного розпису, затвердженого розпорядженням сільського голови від 31.12.2025 р. № 129-ос, а саме: начальник відділу, державний реєстратор та головний спеціаліст.
Працівники відділу забезпечували значне навантаження та ефективне виконання покладених завдань, гарантуючи високий рівень обслуговування громадян, систематично підвищували професійну кваліфікацію шляхом участі в онлайн та офлайн семінарах, вебінарах, навчаннях і тренінгах, а також діяли відповідно до затверджених посадових інструкцій і правил внутрішнього трудового розпорядку.
Начальник відділу реєстрації Діана КАЛІНЧИК
